Optimera mera - logistik för e-handel

Jag har i denna artikel samlat det som jag tycker är viktigast kring orderflödet ut till kund. Detta är baserat på erfarenheter från utveckling av ett flertal e-handelsplatser. Se detta som tips och råd på vägen, men allt måste anpassas till din verksamhet och din typ av varor.

Olika lösningar för att hantera varuflödet bakom en e-handelsplats är ofta lämpliga i olika faser av en e-handelsplats utveckling. Det beror mycket på vad man har för volym samt vilken typ av varor man hanterar. Ju större volymer, desto högre krav ställs normalt på varuflödet. Andra viktiga faktorer är antal order per dag och antal varor per order.

Om ni befinner er i utrednings- och analysfasen inför att starta e-handel är det ofta svårt att veta parametrarna ovan och därför måste man jobba med prognoser. Det är oftast bättre att bygga lösningen för ett större flöde än vad det faktiskt blir, risken är annars att man inte klarar att hantera situationen om man överträffar sina prognoser. Det är dock inte bra att skruva upp prognosen allt för mycket och försöka bygga den ”ultimata” lösningen direkt. Orsaken är att denna lätt blir för stel för en liten verksamhet, utan att man har nytta av volymfördelarna som lösningen har. Det finns också en risk att man optimerar sådant som inte behöver optimeras. Viktiga parametrar för en volymprognos är:

1. Antal SKUn (Fysiska unika produkter som är aktiva i systemet)
2. Antal PCS (Antal exemplar som ligger på lager)
3. Antal kundorder / vecka
4. Antal SKUn / kundorder
5. Antal PCS / kundorder
6. Antal kundorder / dag vid toppar
7. SKUs på lager
8. SKUs som är beställningsvara
9. SKUs som kräver arbete, t.ex. vägning och mätning

Förenklat kan man säga att 1, 2, 7 och 8 styr hur stort lagret måste vara. Om kvoten mellan 8 och 7 är hög så betyder detta att stor del av sortimentet måste beställas från leverantör och lagras in för att kunna leverera en kundorder. Detta drar med sig rätt mycket jobb utöver själva plock och pack av kundorder. Tänk därför in tiden för denna hantering. Hanteringstiden behöver även beaktas för punkt 9. Punkterna 3, 4, 5 och 6 beskrivs mer utförligt i stycket nedan.

Plock och pack

Normalt varierar karaktären på kundorder mest mellan B2B respektive B2C. B2B har vanligen order med många orderrader och ett lägre antal order per dag medan B2C oftast har tvärtom. Om din prognos är några tiotal order per dag med något tiotal orderrader per order så kommer det troligen att räcka långt med en mycket enkel process där varje order hanteras en och en. Efterhand som förväntat antal order ökar så blir effektiviseringar i plock- och packprocessen allt viktigare och kommer att kunna öka lönsamheten i verksamheten. Om man fortsätter titta på order med något tiotal orderrader så är det lämpligt att på riktigt börja fundera kring processen när man når 50-100 order per dag. Över 500 order per dag så krävs en mycket utvecklad process. Nedan är det viktigaste i en effektiv process för större volymer och snabba leveranser. Listan är prioriterad så det översta bör man införa först och det längst ner senare.

1. Produkter ska ligga på lagerplatser som finns i systemet. Man bör inte plocka på artikelnummer, utan ha lagerplatskoder som återspeglar hur lagret är byggt. Produkter läggs sedan på en eller flera lagerplatser och plocklistor görs baserat på lagerplatser.
2. Plocklistor ska lista det som ska plockas i gångordning. Detta gör att det finns en klar rutt för en plockrunda och att man aldrig behöver gå tillbaka för att hämta något.
3. En plocklista ska vara en samling av flera kundorder, även denna ska vara i gångordning.
4. Det krävs då att plockvagnar anpassas så att det enkelt går att hålla ordning på vilka varor som hör till vilken order.
5. Dela upp plock och pack som två olika moment där pack tydligt tar vid när plockning är klar.

Skapa en bra struktur för vad som packas till vilken speditör så att det går snabbt och enkelt att få klart dagens order innan respektive speditör kommer och hämtar paket.

Om varje order har riktigt många orderrader så minskar behovet av samplock av fler order, eftersom det då troligen ändå inte är möjligt att plocka många order på en gång. Men på B2C-sajter är det inte ovanligt att 15-20 order kan plockas på en runda.

Utöver punkterna ovan finns en rad andra optimeringar som kan göras. Några exempel är:

• Optimera varor med hög plockfrekvens till de mest snabbplockade lagerplatserna.
• Införa buffertplatser till plockplatser så att det finns möjlighet att fylla på plockplatsen från buffertplatsen när saldot på plockplatsen börjar bli lågt.
• Optimera hur produkter ligger i förhållande till varandra. Liknande produkter bör spridas ut för att minska felplock. Det är bättre att blanda olika färger intill varandra än att blanda olika storlekar, det är lättare att snabbt skilja på röd och grön än storlek 38 och 40.

Hantera avvikelser

Inför bra rutiner för hur avvikelser ska hanteras, här kommer några vanliga fall:

• Om faktiskt saldo är lägre än saldot i systemet eller om en vara är defekt och detta gör att order inte kan plockas i sin helhet.
• Bestäm tidigt hur restorder ska hanteras och om det ska hanteras lika över hela sortimentet. I vissa branscher finns inte möjlighet till påfyllnad från leverantör, vilket gör att man helt vill undvika att ta emot order på varor som inte finns tillgängliga. Denna modell ställer en del krav på lösningen för att på ett bra sätt kunna förhindra att fler exemplar säljs i någon kanal än vad som finns tillgängligt. Har man i stället varor som kan levereras igen från leverantör så är det mer en fråga om avvägning mellan fraktkostnad och kundservice för när restning av saknade varor ska göras för att få levererat det som finns hemma och sedan vid en senare tidpunkt leverera resterande varor.
• Många betalsätt är uppdelade på en reservation vid orderläggning och att pengarna dras när leverans sker. Detta gör det viktigt att få in en hantering för att stoppa leverans av en order om pengarna inte kan dras när ordern är färdigpackad och klar för leverans.
• För betalsätt som är förskottsbetalningar, så som bank direkt, så är det viktigt att korrigera debiterat belopp mot vad som faktiskt levererades i händelse av att några varor inte kunde levereras. Dock är detta inte lika tidskritiskt och kan därför ske även efter att själva ordern lämnat lagret.

Förutom detta finns det en mängd olika sätt att effektivisera andra delar av logistiken för en e-handelsplats så som inleveranser, påfyllnad, reklamationer och returer. Försök hela tiden att optimera de olika flödena så att de passar verksamhetens ambitioner att växa sig starkare på marknaden.